ESSELUNGA
il processo di recruiting digitale

La soluzione implementata

Il video-colloquio per ottimizzare i processi di prescreening

Il nuovo processo di recruiting dopo l'adozione del video-colloquio in differita

1. Application sul career site
2. Video-colloquio in differita: è stato eliminato lo step telefonico, principale causa di inefficienza del processo (al fine di convocare 20.000 persone, venivano, infatti, effettuate 50.000 chiamate).
   I candidati sono ora contattati, a seguito della loro application, grazie a un sistema di messaggi automatici, via sms ed e-mail. Attraverso questi canali, i candidati sono invitati a effettuare un video colloquio in differita di 10 minuti, rispondendo alle domande di un questionario (di cui non conoscono il contenuto fino al momento del colloquio).
   Con questa modalità, Esselunga riesce ad effettuare un primo screening dei candidati realmente interessati, passando da circa 50.000 telefonate all’anno alla gestione di 20.000 contatti.
   Considerata l'elevata numerica di persone coinvolte nel processo, l’azienda ha deciso di sperimentare anche algoritmi di intelligenza artificiale applicati alla video-intervista, con l’obiettivo di generare un ranking dei candidati, in base alla valutazione di specifiche soft skill riconosciute dall’algoritmo.
3. Video-colloquio live
4. Colloquio fisico presso la sede di Esselunga

Per quanto riguarda, invece, le Funzioni Centrali, a fronte di una numerica minore di ricerche aperte, la gestione del processo di selezione è più semplice. Nonostante ciò, la modernizzazione del processo consentirà anche in questo caso di migliorare l’esperienza del candidato. Infatti, grazie alla digitalizzazione del processo, il primo screening avverrà con il colloquio in differita (evitando così inutili spostamenti dei candidati, spesso residenti anche al di fuori della Lombardia) in cui i candidati avranno la possibilità di presentarsi e rispondere a domande tecniche relative alla posizione ricercata. In questo modo, il responsabile di funzione potrà visionare, oltre al CV, anche il video colloquio dei candidati selezionati dai recruiter per la posizione in corso e maggiormente in linea con il profilo ricercato. Anche in questo caso, la volontà dell’azienda è quella di sperimentare algoritmi di intelligenza artificiale per l’analisi delle soft skill dei candidati, ritenute importanti per ogni tipologia di profilo. Considerando il minor numero di application per le posizioni relative alle Funzioni Centrali (rispetto a quelle per le posizioni in ambito Rete Vendita), in questo caso l’obiettivo che ci si pone non è la creazione di un ranking dei candidati, bensì quello di ottenere maggiori informazioni a supporto della presa di decisione.

Gli algoritmi di intelligenza artificiale sono stati introdotti, nei diversi processi, da aprile 2019 e ad oggi sono ancora in fase di apprendimento. Per rendere questo processo più rapido e accurato possibile, i video colloqui vengono visionati sia dai sistemi di intelligenza artificiale sia dal personale HR, che rilasciando feedback al sistema, aiuta l’algoritmo “ad imparare”

Benefici

Grazie alla digitalizzazione del processo è stato possibile ottenere grandi risultati

I vantaggi più evidenti comportati da questa soluzione sono:

• un aumento di efficienza ed efficacia del processo, e una razionalizzazione delle risorse che – se inizialmente dedicate a task operativi (ad esempio, la gestione primo contatto telefonico) – ora potranno impegnarsi in attività più strategiche e a maggior valore aggiunto;
• impatto positivo sulla Candidate Experience, che risulta più moderna e semplice, in linea con le modalità e gli strumenti utilizzati dai Millennials e Generazione Z, target primario dell’azienda.
• facilita l’organizzazione logistica dei diversi step di selezione, superando i limiti geografici: si riducono, infatti, gli spostamenti di candidati e recruiter contribuendo anche alla sostenibilità ambientale. La riduzione dell’impatto stimato in termini di emissioni di CO2 è di circa 800.000 grammi.

La decisione di tenere aperti, nella fase iniziale, il canale tradizionale insieme a quello digitale comporta un grande sforzo da parte dell’azienda e probabilmente alcune criticità. Inizialmente è stata rilevata qualche resistenza anche da parte dei recruiter: abbandonare la consuetudine della fisicità dei colloqui non è stato semplice. Inoltre, anche per quanto riguarda l’introduzione di sistemi di intelligenza artificiale, l’azienda sta lavorando per migliorare le competenze digitali dei dipendenti in ambito HR in vista di una completa digitalizzazione dei processi aziendali, incoraggiando la crescita di una nuova cultura aziendale nell’ottica della Digital Transformation: il messaggio che si intende trasmettere agli stakeholders aziendali è che l’intelligenza artificiale non esprime un giudizio nei confronti dei candidati, bensì supporta la presa di decisioni dei recruiter. I primi riscontri ricevuti da parte dei candidati sono molto positivi.

PROSSIMI PASSI

Nell’ambito del progetto, è anche previsto lo sviluppo di una chatbot, da installare all’interno del career site, per indirizzare il candidato verso la posizione a lui più idonea, aiutando al contempo Esselunga a facilitare il processo di screening.

La chatbot verrà progettata per cercare di soddisfare al meglio l’esperienza del candidato: ogni anno l’azienda riceve, infatti, circa 272.000 application per le posizioni aperte, e l’obiettivo è quello di accompagnare i candidati a realizzare candidature quanto più mirate e consapevoli, in linea con il profilo, riducendo quindi il numero delle application stesse.

In questo modo sarà possibile finalizzare più rapidamente il processo di selezione, garantendo un feedback in tempi ragionevoli (sia di esito positivo che negativo), a tutti i candidati. Questa attenzione nei confronti dei candidati contribuirà a migliorare l’immagine dell’azienda in qualità di Employer.