Reclutamiento colaborativo: 5 consejos para involucrar a tus managers

Reclutar bien es reclutar juntos. Pero para ello es necesario implementar buenas prácticas de colaboración que comiencen por potenciar el compromiso de los managers en las contrataciones y establecer una buena línea de comunicación. Porque contratar también significa convencer, por una parte, a los responsables al proponerles perfiles que se correspondan con sus expectativas y a los candidatos, de la buena elección que supone trabajar para tu empresa. Para seducirles es esencial que exista colaboración entre RRHH, responsables y equipos. A continuación, te presentamos 5 consejos para involucrar a tus managers en las diferentes etapas del proceso de contratación.

#1. Trabajar en la misma onda

En primer lugar, para involucrar a tus managers en el proceso de contratación, debes hacerles entender que estáis en el mismo bando. Vuestro objetivo es el mismo: contratar al candidato idóneo para el equipo. Y este tendrá las cualidades que más se aproximen al perfil que el manager tiene en mente. Pero seamos objetivos, a menudo el candidato ideal es una quimera. Por eso, para ser realistas y ganar en eficacia te proponemos colaborar con tu responsable en la elaboración de un perfil ideal que aglutine todas las competencias requeridas para el puesto; teniendo en cuenta que este candidato «perfecto», ni debe ser un clon de su predecesor ni tiene porque ser un fuera de serie en su campo. Para tener una buena estrategia de contratación es recomendable organizar una reunión de planificación antes de comenzar el proceso de reclutamiento. En ella se definirán los desafíos y las dificultades de la búsqueda, las hard y soft skills requeridas para el trabajo… el resultado será una ficha de puesto detallada que nos facilitará con creces el resto del proceso. No os autolimitéis exigiendo competencias, especificad solamente las fundamentales. Intentad no exigir requisitos de experiencia y certificaciones que más adelante os limiten a la hora de encontrar al candidato adecuado. De esta forma ampliareis vuestra lista de candidatos y, por qué no, ¡dadles una oportunidad a los perfiles atípicos!

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#2. Unidos venceremos

Con los managers, no se trata de hacer todo el trabajo en solitario y presentarles al candidato el día de su incorporación. El hecho de que el 78% de los managers (según Étude Bearing Point 2016) aseguren estar implicados en el proceso de reclutamiento de sus futuros colaboradores demuestra que la mayoría de los RRHH tienen este factor en cuenta. Pero aún se puede mejorar en ciertos puntos, sobre todo en la etapa de preselección. ¡Para convencer a tus managers olvídate de los CV en papel! Porque es cierto que aportan cierta información, pero no permiten profundizar en el tipo de personalidad, motivación o soft skills de los candidatos. Y eso sin tener en cuenta lo poco que tardan en quedarse obsoletos ¡En la era digital hay que estar al día! Gracias a las herramientas de trabajo colaborativas podrás compartir las candidaturas y las listas de preselección con tu manager haciéndole partícipe del proceso de contratación. Un ejemplo perfecto de esta tecnología de vanguardia es entrevista en vídeo diferido, que permite al manager descubrir el valor de los candidatos de primera mano. Porque con el vídeo desaparecen las lagunas que dejaban los CV tradicionales y se da el paso a una nueva forma de evaluar a los candidatos, más eficiente, flexible y colaborativa. Para sacarle todo el partido posible, no dudes en diseñar el cuestionario en colaboración con los managers, de esta forma las respuestas de los candidatos estarán más en línea con sus expectativas. Compartir es uno de los mayores beneficios del reclutamiento colaborativo, ¡aprovéchate de todas las ventajas que puede ofrecerte!

#3. Organizar, comunicar y coordinar las entrevistas

Sería ingenuo creer que la colaboración nace, crece y da sus frutos sin planificación ni estructura. La clave para hacer que tus managers se impliquen en el proceso sin apenas darse cuenta es facilitarles el camino. Para conseguirlo hay que poner en práctica tres acciones: organizar, comunicar y coordinar. En primer lugar, organizar, implica establecer un marco y unas pautas a seguir en cada etapa del proceso de contratación. Aquí te dejamos algunas:

  • Planifica: cuando organices una entrevista, ten en cuenta la disponibilidad del manager y del candidato antes de fijar la hora y la fecha del encuentro. Una vez hayas encontrado un momento de disponibilidad común, envía a cada uno un correo con los detalles de la reunión.iStock-669750442.jpg
  • Prepara: proporciona al manager una síntesis sobre el perfil del candidato para que pueda preparar la entrevista. En ella se incluirá un resumen del CV del solicitante, su vídeo entrevista si aún no ha sido compartida, el resumen de cualquier otra entrevista que haya tenido lugar previamente (ya sea en persona o por teléfono), los documentos, certificaciones y títulos adicionales aportados por el candidato, etc.
  • Dales las pautas: los managers no siempre están al tanto de las buenas prácticas que se deben tener en cuenta para realizar entrevistas. Siéntete libre de pasar un tiempo con ellos para aconsejarles sobre el tipo de preguntas que deben hacer y, sobre todo, cuales no hacer, sobre cómo estructurar la entrevista y lo que deben evitar para que la experiencia del candidato sea la lo más agradable posible. En la preselección, también les pueden ser útiles algunos consejos para valorar las entrevistas en vídeo.
  • Día X: Cuando llegue el día de la entrevista asegúrate de que la acogida del candidato se hace correctamente y de que las condiciones de su recibimiento sean las adecuadas: puntualidad del manager, buena disposición, sala de reuniones reservada de antemano, respetar los tiempos establecidos, etc.
  • Toma notas: Tras la entrevista, recopila las impresiones del responsable y establece las siguientes líneas de acción: qué revisar y por qué, planificar test de evaluación adicionales, pedir certificaciones, etc.
Es fundamental que exista tanto una buena comunicación interna como una buena gestión de la comunicación externa. Porque a ningún manager le gusta enterarse en el último momento de que tiene una entrevista con un candidato sobre el que no sabe nada; ni a los candidatos pasar por entrevistas sin preparar, desestructuradas, con preguntas vagas o peor, silencios incómodos. Coordinad vuestros esfuerzos. Y para ser eficientes en el proceso, establece con tus managers tanto el tiempo dedicado a cada etapa como la fecha final del proceso de contratación. Y si queréis garantizar la eficiencia del proceso, hacer uso de las herramientas de recruiting digital nunca está de más.

#4. Candidatos preparados para el día a día

Los responsables siempre piden pruebas de las competencias técnicas de los candidatos. Y en todo proceso de contratación surgen las mismas dudas: «¿será eficiente? ¿Estará a la altura del día a día en la empresa? ¿es cierto todo lo que nos cuenta?» son las preguntas habituales que tanto RRHH como managers se hacen. Pero en realidad son estos últimos los que tienen que juzgar si los candidatos están a la altura o no, porque son ellos, y no el recruiter, los que van a trabajar con los nuevos colaboradores sobre el terreno. Y siendo así, ¿por qué no poner a los candidatos en situación? Pide a tus managers que imaginen un caso práctico sobre un tema preciso que los colaboradores tengan que resolver en un tiempo establecido. De esta forma se le da al candidato la oportunidad de poner en práctica sus competencias y convencer al responsable de que él es el talento que busca… o no. También es frecuente encontrar managers que exigen al colaborador competencias lingüísticas. Una de las mejores soluciones en estos casos es proponer candidato un test de idioma que evalúe objetivamente su nivel y deje esta competencia objetivamente probada ante los managers.

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#5. Incorporación, la clave del éxito

Demasiadas buenas contrataciones se ven abocadas al fracaso por una mala planificación de la etapa final, la integración. Desafortunadamente en muchas empresas aún no se dan cuenta de que el proceso de reclutamiento no finaliza en la firma del contrato, sino que continua a lo largo de toda la etapa de incorporación. Porque cuando un nuevo colaborador llega a la empresa no se trata solo de rellenar una vacante, sino también de darle la bienvenida, de hacerle sentir parte del equipo, de integrarle en la filosofía corporativa y de confirmarle que ha tomado la decisión correcta. Para ello es vital hacer una buena planificación de la última etapa y tener en cuenta que la incorporación siempre es más fácil si el candidato ha creado un vínculo con el manager a lo largo de las diferentes etapas del proceso y si existe algún encuentro o contacto previo con el resto de los miembros del equipo antes de la contratación final. Pon a disposición del responsable las herramientas que sean necesarias y la hoja de ruta para guíale en la etapa de incorporación: bienvenida, cursos de formación, certificaciones, desayuno con el equipo... Y por qué no, échale un vistazo a nuestro artículo para hacer que vuestros colaboradores se sientan parte de la empresa desde el primer momento.

Cristina Orts (Responsable de Selección de Grupo Piñero) será nuestra invitada de honor en nuestro próximo evento el día 22 de febrero en el hotel NH Paseo de la Habana, donde nos contará cómo ha mejorado sus contrataciones a través de la colaboración en Recursos Humanos. ¿Te lo vas a perder?

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